Assistant(e) de direction en mobilité interne F/H

L'entreprise

A la Caf de Maine-et-Loire, nous sommes près de 400 salariés au service de 172 000 allocataires et plusieurs centaines de partenaires. Nous sommes investis dans des projets nationaux d’envergure et dans la dynamique régionale notamment dans le cadre de gestions mutualisées pour le compte d’autres Caf.

Nous construisons notre action autour d’une dynamique participative notamment dans le cadre de notre projet d’entreprise 2023-2027 « Unir nos talents, bâtir un avenir solidaire ». Sur le plan de la performance, la Caf de Maine-et-Loire affiche sur la durée de bons résultats.

Le secrétariat de direction est composé de trois assistantes de direction. Cet appel à candidatures est lancé dans le cadre d’une vacance de poste d’assistant(e) de direction pour un départ en retraite.

Vous êtes à la recherche d’un emploi intéressant, et à forts enjeux ? Vous avez envie de vous investir pour contribuer à la performance de l’organisme et en contact étroit avec la direction ? Vous aimez rendre service, travailler avec les autres et assurer un travail de qualité ?

Description du poste

Rattaché(e) à la directrice, vous travaillez en transversalité avec les différentes branches d’activités de l’organisme et en coordination avec les assistantes de direction.

Votre fonction consiste à assurer plus particulièrement le secrétariat du directeur comptable et financier et de la directrice gestion et appui au pilotage tout en assurant une certaine polyvalence sur les activités et autres directions de la Caf.

Vos missions seront ainsi d’aider l’organisme à accroître sa performance en facilitant la réalisation des activités de la direction et en contribuant à la qualité des relations de l’organisme avec son environnement.

- Assurer l’interface entre la direction et ses interlocuteurs : gestion de l’accueil physique et téléphonique, et orientation des différents interlocuteurs de l’équipe de direction. Accueil des partenaires internes et externes et des visiteurs.

- Préparer et suivre les dossiers transverses de la direction : préparation des ordres du jour des réunions, constitution des dossiers de l’équipe de direction, suivi et respect des échéances, identification et suivi des signatures des contrats et courriers stratégiques, organisation de la traçabilité et de l’archivage des informations, prise en charge de dossiers spécifiques et de missions particulières.

- Faciliter la gestion quotidienne de l’activité de l’équipe de direction : gestion de l’agenda, organisation des déplacements, prise de rendez-vous, organisation des réunions pour les agents de direction, recherche de documentation/information nécessaire à l’activité de l’équipe de direction, tri/classement et ventilation du courrier dans les départements/services. Elaboration, mise en forme et rédaction de courriers, de documents et de comptes-rendus de réunions.

- Contribuer à la gestion des relations avec les instances de gouvernance interne et externe : suivi du lien avec le président du conseil d’administration et les administrateurs, gestion de l’extranet dédié aux administrateurs et rédaction des procès-verbaux de différentes instances internes dans le respect des échéances. Gestion des relations internes et suivi des relations avec les partenaires externes de la direction. Prise en compte de l’environnement en réseau de la branche Famille en particulier au niveau régional.

- Participer à la communication interne : organisation d’évènements avec le service communication et réalisation de supports de présentation.

- Assurer une gestion administrative des activités du secrétariat de direction : rédaction des procédures de travail inhérentes au secrétariat et proposer, adapter et faire évoluer les modes opératoires dans une démarche d’amélioration continue du service, commande des fournitures.

Ces missions sont à réaliser dans une dynamique collective en assurant une fonction d’assistance aux 5 agents de direction.

Vous assurez différentes missions issues du socle transverse d'activité : diffusion des publications internes, suivi des informations du réseau (Syrion), traitement des appels téléphoniques, des courriers (saisie, arrivées, départs) et suivi de boites mail, ordonnancements.

Profil recherché

Vos compétences

Pour bien occuper le poste, outre le fait d’être résolument investi(e) dans une posture de service, la fonction nécessite :

• Polyvalence, forte capacité d'adaptation, de gestion de plusieurs dossiers simultanément et des imprévus
• Sens de l'organisation, de priorisation des activités et capacité de travail dans des délais contraints
• Confidentialité, discrétion et disponibilité
• Esprit collaboratif et goût du travail en équipe et de la collaboration avec des acteurs multiples
• Excellent relationnel, écoute active et dynamisme
• Rigueur et autonomie
• Curiosité et capacités de prise d'initiatives, de propositions
• Qualités d'expression orale / écrite et de synthèse.
• Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs.

Ce qui compte, c’est que ces qualités et compétences vous parlent et vous fassent ressentir l’envie de les déployer. A cette condition indispensable, nous avons la conviction que tous les progrès sont possibles.

Votre formation

Titulaire d'un diplôme de niveau bac+2.

Une expérience dans différents secteurs de la Caf est un atout pour appréhender les enjeux de ce poste.

Informations complémentaires

• Poste en CDI, basé à Angers
• Rémunération: niveau 5A, coefficient 290
• Temps de travail: temps plein de préférence
• Possibilité de bénéficier du télétravail (enveloppe de 80 jours/an) en coordination avec la directrice et les assistantes de direction.
• Prise de fonction à définir en concertation avec le service de provenance de l’agent.
• Renseignements auprès de la directrice et des assistantes de direction.

Les candidat(e)s sont invité(e)s à adresser leur candidature (CV et lettre de motivation) en réponse à l'offre sur WeRecruit

• Un webinaire de présentation du métier d’assistant(e) de direction est organisé le 17 septembre à 14h.
• Les entretiens de recrutement seront organisés mi-octobre avec la Direction

Réf: b5b03815-1642-4266-aae7-d316cfc6d0af